THE YODENS - 田中 祐次

電話受付について考える

電話受付を何とかしたい

電話受付についての考え方を整理する

今日は日曜日ということで当店は定休日になっています。また最近では祝日でもお休みを頂くこともございます(働き方改革じゃないけど…)

それでも「定休日でもお店に電話がかかってくるのではないか」と気になったりもします。

まだまだ電話予約の件数が多くございます

商品の注文、出張修理(サポート業務)、お見積など、電話予約の件数は多めです。

そうは言っても24時間365日というのはちょっと厳しいですね(ぼくはちょっとムリかも…)

電話受付係は誰だ

電話の応対のために誰かしら担当を設けなければならない?

ぼくらのような中小企業は、大手企業のコールセンターのように専属に設けるということはできないので、他の仕事と兼務しながらになります。

電話受付時間を決めるか決めないか

電話っていうものは、とくに何も設定をしなければ、いつでもつながる状態にあるので、電話に出る時間というのも考えていかなくてはなりません。

何時から何時までにするとか、平日だけなのか、土日祝日も対応するのか、もしくは24時間365日対応にするのか(こちらも大手企業っぽい)

いっそのこと携帯電話で受付をする…?

会社の規模、会社の方針、仕事の内容、お客様の人数(取引先)にもよりますが、連絡先を固定電話ではなく携帯電話にしてしまうという方法もありますよね。確かにこれは一番手っ取り早いのかもしれませんが、携帯電話におけるマナー的なことを考えると、一部においては不都合な場合もあったりします。

このようにして電話に出られないという場面はけっこうあるのではないでしょうか(外勤をされている方でしたらお分かり頂けると思います)

また、人によっては「どんな状況であっても電話には必ず出る」という方もいらっしゃいます。でも、ぼくの個人的な考えとしては、接客中、作業中、打ち合わせの途中などで電話に出て話をするということは非効率なこと…と思っています。

ここからあえてのSMS

…というわけで、もちろん当店は大手企業ではないので、業務効率化をするための何かを考えていくことにします。

そこで思いついたことは、SMS(ショートメール)です

こちらは携帯電話での対応になります。

ツイッター、フェイスブック、インスタなど、SNSのメッセージ機能でもOKなのですが、うちのお客さまの中には、まだSNSをやっていない方、まだスマホをお持ちでない方もいらっしゃいます。ですので、そのような方とは「ショートメールを使って連絡を取り合えるようにする」というのも一つありかなと思っています(24時間365日とりあえずこちらの意向を相手に伝えることがきますので…)

おわりに

これは今さっき思いついたばかりなので実行するのはまだこれからになります。

まずはお得意さまからご案内をしていきたいと思います。

そして、繰り返しになりますが、会社の規模、会社の方針、仕事の内容、お客様の人数(取引先)によってやり方はいろいろあります。

おまけに

それにしても携帯電話はものすごく進化を遂げていますね。

#黒板同盟

「電話ってとても便利なもの」ではあるんですけどね(今までは)

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かかりつけのでんきや社長 田中 祐次(ゆうきゃん)

1974年生まれ山羊座。 まちのでんきやさんの仕事は最近特に多岐にわたり、「これは何屋さんに?誰に相談していいかわからない」そんな時にぼくのことを思い出していただける、そんなお付き合いをしたいと思っている、ロック、ハコモノ、飛行機が大好きな電器店2代目店主です。 「ビートルズ」「oasis」「BOΦWY」「ZIGGY」などの音楽が好きで、昔はバンド活動もしていました。 ここだけの話ですが、レアなエアコンの室外機を見つけると写真を撮らずにはいられません。

PROFILE

ようでん 本日のブラックボード

灯油ホームタンクの図をブログに入れようかと思ったけど、やっぱやめた(笑) #黒板同盟

  • 22時間前

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